Ein Tag mit Simplificator im Homeoffice

So organisieren wir uns in dieser aussergewöhnlichen Zeit

Es ist eine Zeit mit vielen Herausforderungen, sowohl geschäftlich als auch im privaten Umfeld. Man startet in den Tag mit einem Update zu den Zahlen rund um das Coronavirus und wird täglich mit einem Anstieg der Erkrankten und Todesfälle konfrontiert. In der Schweiz sind inzwischen 56 Personen am Coronavirus gestorben, 6113 sind infiziert. (Stand 22.03.2020, 10:30 Uhr) Der Bundesrat hat die «ausserordentliche Lage» ausgerufen.

Um das Wachstum dieser Zahlen zu verlangsamen, hat der Bundesrat verschiedene Massnahmen ergriffen - unter anderem das Einschränken des öffentlichen Lebens. Doch physische Distanz heisst nicht gleichzeitig soziale Distanz. Gerade in Zeiten wie diesen ist Kommunikation extrem wichtig. Gemäss einem unserem Grundsätze “dare to question” steht bei uns auch in der aktuellen Situation Kommunikation an oberster Stelle. Wir entwickeln nicht einfach drauf los, sondern wir finden zuerst heraus, was unsere Kunden benötigen. Dazu gehört auch, dass man als Team eng zusammenarbeitet und sich permanent austauscht.

Doch wie erreichen wir das trotz Homeoffice bzw. den Einschränkungen durch das Coronavirus?

Unseren gemeinsamen Tag beginnen wir jeden Morgen mit einem virtuellen Standup Meeting via Zoom. Das Ziel ist ein kurzer Austausch über die Aufgaben jedes Mitarbeiters und jeder Mitarbeiterin und ob man auf Projekten zusammenarbeiten kann, um sich gegenseitig zu unterstützen. In diesem Zusammenhang haben wir auch einen Blick auf Moco, unser Planungs- und Zeiterfassungstool. Die Planungsübersicht zeigt uns übersichtlich welcher Mitarbeiter in den kommenden Tagen auf welchem Projekt arbeitet.

Da auch ein Arbeitstag im Homeoffice nicht um 12 Uhr vorbei ist, treffen wir uns im Team noch einmal am frühen Nachmittag zu einem virtuellen Coffee-Break. Diese tägliche Kaffeepause gibt Raum für Themen, die nicht zwingend mit der Arbeit zu tun haben und fördern das soziale Miteinander in dieser aussergewöhnlichen Situation.

Regelmässige Videocalls über den Tag verteilt helfen uns, uns in kleineren Teams abzusprechen, Fragen zu stellen und uns auszutauschen sowie etwas zu diskutieren. Auch mit Kunden und Leads stimmen wir uns aktuell über diesen Kanal ab.

All unsere Systeme sind von zu Hause erreichbar und wir sind uns bereits gewohnt ab und an remote zu arbeiten. Slack erweist sich dabei für uns als unerlässliches Tool zur textbasierten Kommunikation untereinander als auch mit unseren Kunden. Unser Grundsatz “Collaborate closely” nimmt noch mehr an Bedeutung zu, damit wir in dieser Zeit die Bedürfnisse unserer Kunden erkennen und auch lösen können. Wir stehen in direktem, regelmässigen Kontakt mit jedem Einzelnen und versuchen dort zu helfen, wo es uns braucht.

Doch neben all den technischen Möglichkeiten, die uns die Zusammenarbeit erleichtern ist es wichtig, dass man sich zu Hause ein geeignetes Umfeld zum Arbeiten schafft. Ein separater Arbeitsplatz an dem man sich besser auf die Arbeit konzentrieren kann, ist enorm hilfreich. Darüber hinaus hilft ein strukturierter Tagesablauf mit fixen Pausen z.B. für Sport.

Allerdings sehen wir auch, dass Homeoffice nicht für alle Branchen umsetzbar ist. Was macht der Blumenladen um die Ecke, dessen Lager mit frischen Blumen voll ist? Was macht das Geschäft mit Kinderkleidern, welches die aktuelle Frühjahrskollektion bestellt, aber nun stationär nicht verkaufen darf? Ein Webshop kann hier vielleicht Abhilfe schaffen, so dass auch diese Unternehmen weiterhin für ihre Kunden da sein können. Wir sind dabei, uns einfache Lösungen zu überlegen.

Für Unternehmen, die von zuhause aus arbeiten können und ihre eigenen Server im Büro haben, lohnt es sich, ein VPN einzurichten und sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter auf einfache Art auch remote Zugriff hat.

Wir sehen, dass besonders in Zeiten des Coronavirus eine enge Zusammenarbeit und der Austausch untereinander wichtig sind. Natürlich wären direkte Kontakte vor Ort in vielen Fällen besser - die digitalen Varianten sind aber gute Alternativen.

Gerne beraten und unterstützen wir, sollte jemand Hilfe benötigen in Bezug auf Remote Collaboration - technischer oder auch organisatorischer Art.

Physical distancing doesn't mean social distancing - rather collaborate closely.